セルフサービスBIとは、特別な知識がなくても、ビジネス活動から得られるデータを集約・分析し、チャートやグラフなどの視覚的に分かりやすい形で共有することができるツールのこと。以下、どのようなことができるかを詳しく確認していきましょう。
セルフサービスBIにはエクセルのグラフ機能のように、データを可視化して分かりやすくする様々なビジュアルが用意されています。そのほかにも、データ同士を組み合わせたり、必要なデータだけを取り出す、条件を付けて集計するといったことが簡単にできます。
これまでは各グラフを作成するためにデータ自体を加工したり、計算したりする必要があったものも、絞り込みなどの条件を設定するだけで、グラフや表に即時に反映することが可能になります。
セルフサービスBIでは、エクセルやCSVデータなどは勿論、社内データベースやWEB解析ツール、SNSなど様々なデータソースとも連携できます。
そのため、各媒体からデータを取り出して集計し直すといった手間がかからないだけでなく、自社WEBサイトのアクセス状況をレポートに反映する、といったタイムロスを減らしたレポート作成なども行うことができます。
作成したレポートはユーザー自身の分析で使うだけでなく、上司や同僚とオンラインで共有したり、携帯電話からでもアクセスして見えるように出力することもできます。
「パワーポイントで資料を作成し、その都度メールで添付をして..」といった手間なしで、スムーズに関係者と必要な情報を共有できます。
企業がよりデータに基づいた意思決定を行えるよう、支援する仕組みとして活用され始めた手法・プロセスがBI（ビジネスインテリジェンス）です。
これまでのBIは、分析を行うために複雑な処理が求められるため、専門知識を持った情報システム部門やデータ分析の専門家でしか活用できないものでした。そこで、現場ユーザーが特別なスキルなしでも使えることを前提として開発されたBIツールがセルフサービスBI。セルフサービスBIは、これまでのBIと比べ以下のような特徴があります。
従来型のBIは設定や操作にスクリプトを記述する必要があったり、特別な知識を必要としていましたが、セルフサービスBIでは画面上で直感的に操作ができるように設計されています。
そのため、現場ユーザーが知りたいデータの傾向を自身で簡単に把握することができます。
セルフサービスBIは、元データの更新やグラフ・表の手直しも自身で行えるため、従来型のBIではできなかった、必要な情報や分析を適切なタイミングで得ることができます。
ここからは、セルフサービスBIを利用することで得られるメリットの一部を紹介します。
顧客データや売上データ、在庫管理データ、社員の勤務時間など様々なデータをセルフサービスBIに取り込むことができ、それぞれのデータを連携させれば個別のデータだけでは見えなかった新しい知見を得ることもできます。
例えば月別売上と営業社員の外出時間帯の相関関係を調べたり、在庫状況と利益率の推移を把握するなど、様々な軸からデータの関連性を把握することが、これまでよりもスムーズに行えるようになります。
ユーザー自身が見たい情報や分析をすぐに得ることができるため、データに基づいた判断をよりスムーズに進められるでしょう。
また、上長など意思決定者からの指示に対しても、ユーザーが柔軟に対応することが可能なため、様々な考察を手軽に行えます。これによりビジネスにおいて非常に重要な、意思決定までのスピードが速くなります。
一度作成したレポートは複製が容易にできるだけでなく、参照元のデータが更新されることで自動的にレポートも更新します。そのため、毎月同じ形式のレポートを時間をかけて作成するなどの作業時間を、データ分析や改善策の検討などに活用できます。
ユーザーにとって、これまではただまとめるだけで手一杯だったレポートや、他人事のように見えていた分析に関しても「この売上が上がった要因は何だろう」「どの工程を改善すればこの作業にかかる時間が減らせるか」など自身の関心ごととして捉えるようになります。
これにより、ユーザーが自発的にPDCAサイクルを回していくなどの好循環につながるでしょう。
ユーザーがそれぞれの現場で感じている課題に対して、別部門や外部の分析担当者が調査を行っていた場合、課題に沿った的確な分析や調査をするためには、ユーザーとの間で十分な議論を経て意思疎通を図っていく必要があります。
一方で課題を熟知するユーザー自身がセルフサービスBIを活用して調査する場合には、課題や調査ポイントを正確に把握できているため、より本質的な解決に近づくことができるでしょう。
セルフサービスBIは上記のように上手く活用することで、ビジネスに大きく貢献できるツールではありますが、利用する際には以下のような点に注意する必要があります。
セルフサービスBIは、簡単な操作で社内データを可視化できます。
そのため、目的がはっきりしないままにセルフサービスBIでレポートを作成してしまうと、それが何を意味しており、何が考察として得られるのかが曖昧な資料ができてしまう場合もあります。
ツールにどれほどの機能があっても、分析するデータ自体がなかったり、必要な情報が揃っていないデータだと、正確な分析は行えません。
社内にはどのようなデータがあるか、それは現在どのような形で管理されているかを事前に確認しておく必要があります。またデータ同士が連携できるように、必要に応じて単位を揃えるなどの調整を行いましょう。
セルフサービスBIには様々な種類があり、使える機能や使い勝手などもツールによって異なります。
現在の業務プロセスごとの課題を確認し、現場のユーザー、決裁者がツールを使ってどのような課題を改善をしたいかを事前に整理した上で、セルフサービスBIに求める機能を挙げていくことが重要です。
この記事ではセルフサービスBIの概要と利用するメリットおよび注意点について、活用例を踏まえながら紹介しました。
専門的な知識を持たなくても社内にあるデータを有効活用でき、業務の効率化や課題の見える化など様々な観点からビジネスに活かすことのできるセルフサービスBI。本記事をご覧いただきながら、セルフサービスBIを自社で活用するイメージを持って頂ければ幸いです。