はじめに
こんにちは、utaです。
現在、エンジニア部門の部署ではNotionを使って技術情報を管理するようになりました。
利用するユーザは約100名となり、運用開始後は議事録や技術ナレッジなどが頻繁に追加、更新されていきます。
そんな中、ページの大幅な改修やレイアウト変更を行う場合でも、運用を止めずにシームレスに変更を行うためのページ配置と構成を紹介します。
個人的ベストプラクティス
※ここで紹介するページはこの記事のため抽象化したサンプルページになります。
ページ詳細
Notion画面左に表示されるページ（親ページ）は以下の3つで構成します。
親ページ
- HOME：各UIページに遷移するためのホームページ
- UI：ナレッジや議事録といった用途に応じたページを配置するページ
- DATASET：データベースページを配置するページ
子ページ
- UI_〇〇：ナレッジや議事録といった用途に応じたページ
- DB_〇〇：UIページで追加・更新されるデータを管理するページ
アーキテクチャ
簡易的な構成図になりますが、以下のようにHOMEページからUIページに配置されたUI子ページに遷移し、UI子ページはDATASETページに配置されたデータベースページを参照して、ページの追加・更新を行います。
メリット
UI変更がしやすい
仮に、UI_KNOWLEDGEページの構成を修正したい場合は、UIページに新しく作成したページを配置します。
その後、修正が完了したらボタンの切り替え先をUI_KNOWLEDGEからUI_KNOWLEDGE_NEWに切り替えるだけで、利用するユーザは新しいページを見るようになります。
参照しているデータベースは共通のものを参照しているので、UIの開発中に追加されたページもそのまま新しいUIに引き継がれ、ダウンタイムは発生しません。
ゲスト招待操作が不要
現在、ユーザへの公開は1アカウントに90名以上のゲストを招待しています。
ゲスト共有の場合、チーム共有で利用できるグループ招待機能が使えないため、新しいページを追加するたび手動で招待しなければなりません。
Notionページ内にある子ページの共有は親ページの共有を継承する仕様のため、この構成であれば、親ページにゲストを招待してしまえば親ページ内に作成するUIやDBページは、親ページの共有を継承するのでゲスト招待操作不要で公開できます。
視認性が高い
この構成であれば、どんなに子ページ（UIやDB）が増えても、左サイドバーにはHOME、UI、DATASETのみとなり、ページが乱雑に増える心配もありません。
また、管理者が変わってもNotion全体の構成が一貫しているため、引継ぎもスムーズに行えるはずです。
改善点
一部ユーザへの共有
親ページの共有を自動継承してしまうため、「このページは一部のユーザのみにしたい」場合でも、DATASET内に配置した段階で全ユーザに公開されてしまいます。
今年の夏あたりまでは、一部ユーザに共有されたページを配置しても、親ページの継承が反映されない仕様でしたが、一部ユーザに共有しているページをDATASETに配置してしまうと、元の共有が外れて親ページ招待された全ゲストに公開されてしまいます。
現状は、手動で共有を外しか無い状態です。。。
おわりに
本記事では、Notionを使ったページ配置と構成について紹介しました。
この構成では、UIの変更が容易であり、ゲスト招待操作が不要で公開できるため、運用がスムーズに行えます。また、視認性も高く、管理者の引継ぎもしやすいです。
ただし、一部ユーザへの共有には注意が必要です。
Notionを使って技術情報を管理する際には、この構成やベストプラクティスを試してみてはいかがでしょうか？
