表やグラフを作成するのに便利なExcel。大多数の方がExcelを使い、データを管理したことがあるでしょう。その一方で、最近では膨大なデータをビジネスに有効活用するため、その実現をアシストするためのさまざまなBIツールが登場しています。
ExcelとBIツールはどちらもデータを扱うツールなので、正直違いがよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
昨今はデータドリブンの名のもとに、大量のデータを扱わなければならないというビジネスパーソンも増えてきています。
そこでこの記事では、データドリブン時代を生き抜くための必須知識として「BIツールが得意なこと」「Excelが得意なこと」「BIツールとExcelを併用する場面」について紹介します。
「データをExcelで管理しているけど、BIツールも使ってみたい」「BIツールとExcelを効率よく利用したい」と考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
BIツールとは、Business Intelligence Toolsの略で、ビジネスに関する大量の情報を蓄積・分析し、企業経営に活かすためのツールのことです。
BIツールには、どのような特徴があるのでしょうか。以下、詳しく見ていきましょう。
BIツールは、データのビジュアライズに優れています。Excelなどのスプレッドシートでは、ただの数字の羅列に見えるデータも、BIツールではグラフなどで簡単に見える化させることが可能です。
そのため、大量のデータを分析しやすくなり、数字をもとにした判断を下すのに役立ちます。また、見える化したデータを資料として出力することで、社内での共有も行いやすくなるでしょう。
大量のデータを取り扱う際には、ExcelよりもBIツールがオススメです。
Excelなどのスプレッドシートは、データが多くなれば多くなるほど、ファイル自体の動きが重くなります。一方、BIツールは膨大なデータを扱うことを前提としたツールなので、大量のデータを扱う際も比較的スムーズに動作します。
異なるデータソースを集計する際も、BIツールを利用することがオススメです。
Excelは、基本的にはExcel内にあるデータソースを取り扱うことが前提になっています。一方、BIツールは、BIツール外にあるデータソースでも簡単に利用することができます。
例えば、Googleが提供するBIツール「Googleデータポータル」は、GoogleアナリティクスとGoogleサーチコンソールといった異なるデータソースから同時にデータを抽出することなども可能です。
リアルタイムかつ、自動でデータ集計ができることもBIツールの強みです。
データソースからリアルタイムでデータを収集することができるのは、BIツールがExcelと異なる点です。また、収集したデータは自動でビジュアライズしてくれるため、作業の手間がかかりません。
BIツールにはさまざまなメリットがあることが分かりました。それでは、Excelにはどのような特徴があるのでしょうか。
Excelが得意なことの1つに、データの蓄積管理が挙げられます。
例えば、週次での営業管理（商談件数や契約件数、受注金額など）を営業人員がデータとして蓄積していく場合など。このような時は、BIツールよりもExcelに記録していく方が、効率よく作業できるでしょう。
簡単なデータ集計も、BIツールではなくExcelで行う方が向いています。
BIツールはデータのビジュアライズは得意ですが、簡単なデータ集計（指標が2～3個しかないデータの比較など）はExcelで行った方が、工数もかかりません。
BIツールと比較して、Excelが不得意なこともいくつか存在します。例として挙げられるのが、バージョン管理です。
Excelの場合、最新版を管理していくことがネックとなります。常に最新のデータを集計したい場合、Excelだとヒューマンエラーが発生する可能性が高くなるでしょう。
リアルタイムでのデータ集計も、Excelは向いていないでしょう。データをビジュアライズする場合は、必ず人の手で操作してからでないと、最新のデータが反映されないという弱みがあります。
また、複数人で同時並行的な管理をしたい場合も、Excelなどのスプレッドシートは向いていません。複数のファイルが混在してしまい、データの蓄積・収集がバラバラのファイルで行われてしまうケースがあります。
BIツールとExcelの特徴が分かったところで、BIツールとExcelを併用した方が良いケースを紹介します。
スタッフがデータを収集し、管理職がデータを分析する場合は、BIツールとExcelを併用することがオススメです。
具体的には、スタッフがExcelで生データを蓄積します（営業職の場合は、商談件数や商談先の業種、契約件数や受注金額など）。
Excelに蓄積されたデータはそのままでは扱いづらい、意思決定に反映しづらいため、BIツールを用いて可視化します。データを蓄積するExcelは1つに限定し、データの分析・解析はBIツールを用いることで、作業がしやすく、円滑に進むようになるでしょう。
加工後の生データを可視化したい場合も、BIツールとExcelを併用すると良いでしょう。
Excelなどのスプレッドシートは本来「表計算ソフト」です。そのため、収集した生データを、用途に合わせて加工（計算）することに優れています。一方、BIツールはExcelが加工したデータをビジュアライズすることを得意とします。
Excelで加工したデータが意思決定に役立つよう、ビジュアライズする段階になったら、BIツールを使うと良いでしょう。
いかがでしたでしょうか。BIツールにはBIツールの、ExcelにはExcelの得意分野があります。
データドリブン時代を生き抜くためには、どちらか一方を使うのではなく、それぞれの得意分野を理解したうえで使い分ける必要があります。
ぜひBIツールとExcelをしっかり使い分け、データを意思決定に役立ててみてくださいね。