１．BIツールを導入する理由
精緻な分析結果を手軽に導き出せるということで人気を集めているBIツール。多くの企業がBIツールを導入している理由は、以下3つの理由に関連すると言えるでしょう。
データの可視化・分析ができる
BIツールの導入によって、大量のデータを表やグラフなどで可視化し、出力できるように。データをわかりやすくまとめることによって、自社の状況を客観的に分析でき、改善に向けたアクションを起こせるようになります。
また、実際の操作についても、マウスの基本操作などで簡単に行えるため、分析に高度な技術は必要なく、社員全員が状況を共有できるメリットがあります。
社員の業務負担を軽減できる
イチから手入力でデータ分析を行う場合、データの統合、関数、マクロの操作などが必要になり、手間も時間もかかります。そのため、業務の中核の部分が疎かになることや、社員の労働時間が大幅に増えてしまうことが懸念されます。また、データの統合などを行うには専門知識が必要であるため、対応できる社員が限られるでしょう。
BIツールを導入し、データの連携が完了すれば、データの分析、結果の出力を自動化できます。分析を自動化することにより、分析者は分析をするまでの負担が大幅に軽減され、最も重要な分析作業に集中でき、かつ時間をかけることができます。
働き方改革などによって、労働時間の短縮、残業時間の削減が促されている今日において、社員の業務負担を軽減し、勤務時間内に仕事が終わるよう取り計らうことも企業の重要な務めです。
人間の力ではできない有用な分析ができる
有能な人であっても、膨大なデータからデータ同士のパターンを見出すのが困難な場合もあります。また、いくら注意して分析を行ったとしても、多少のミスが発生してしまうことはあります。
BIツールは機械的な処理が可能であるため、人の力では見つけられないデータ同士の関連性を発見することができます。この緻密な分析結果は、企業が同業他社との差異化をはかる上でとても重要な部分です。BIツールによるデータを参考にすることで、自社にオリジナリティを出したり、新たなビジネスへとつなげたりすることができます。
多くの企業が上記3つのメリットを得るために、BIツールを導入しています。BIツールを導入した企業からは、「社員の負担が軽減された」「正確なデータを入手できた」という声も少なくありません。
２．BIツール導入のステップ
ここでは、BIツール導入のステップについて解説していきます。やみくもに導入するのではなく、導入の目的やBIツールの機能を踏まえた上で、きちんとしたステップに従って導入するようにしてください。
①要件定義
BIツールの導入・構築を行う前に、社内で導入の目的を明確にしておきます。経営層、情報部門、現場の意見を集め、「どの部門が、どのような目的で使うのか」を明らかにしておく必要があります。
導入前に、以下について定義してください。
- 分析対象（何を分析するか）
- 分析対象ごとの分析の切口と数値
要件定義を怠った場合、BIツールを導入したにも関わらず、どの部署も必要としなかった、という事態をまねきかねません。あるいは、BIツールに興味をもった部門や社員がいたとしても、業務に活かせないなどの理由から、使用に至らないというケースを引き起こす可能性もあります。
②設計
導入にあたり要件定義を行い、社内で情報を共有したら、BIシステムの設計を行います。設計のステップは、データウェアハウス、データモデル、画面とレポートに分けることができます。
BIツールを使った分析は設計が全てと言っても過言ではありません。
データウェアハウス
データウェアハウスとは構造化、分類など事前に定義されている形式で膨大なデータを格納するデータベースのことです。前処理されていないデータの場合、データクエリの効率が下がってしまう可能性があります。データクエリの効率低下を防ぐため、データを格納するデータウェアハウスを設計しなければいけません。
データモデル
データモデルとは、分析の切口の分類・階層化、及び分析を行う数値の分類のことを言います。エンドユーザーの要求に応えるデータモデルを設計することで、ユーザーは必要なデータをすぐに発見・利用することが可能になります。
画面とレポート
ユーザーがBIシステムで利用する分析画面、レポート出力画面、定型レポート、ダッシュボードなどの設計を行います。
③実施・確認
BIツールを導入する準備が整ったら、概念実証を行ってください。BIシステムの利用に関するデータ、及びユーザーのフィードバックを収集し、定義した要求に満たない原因を見つけます。不足の部分の調整、トラブルとなった箇所の修正、及び最適化を行いましょう。
BIシステムの導入では要件定義、設計、実施、フィードバックの流れを繰り返す必要があります。要件に合ったシステムに最初から整っていることの方が珍しいため、この流れを根気強く繰り返すようにしてください。利用中に起きたトラブルの解決、フィードバックを行い、システムを最適化していきます。
３．導入する際に意識すること
BIツールの導入後に、「こんなはずじゃなかった」「思っていたものとは違う」とならないように、導入する際の注意点をおさえておく必要があります。
BIツールを導入する際におさえておくべき注意点を確認しておきましょう。
専門的な知識が必要な場面もある
BIツールとは精密なデータを導き出してくれる便利なツールです。しかし、全ての機能を使いこなすには、専門知識が求められる場面も少なくありません。社員全員が基本的な操作自体は行えても、OLAP機能などを適切に扱えるのは分析に長けた社員に限定されるでしょう。
OLAP機能が使える社員が異動などによっていなくなった場合、BIツールが使えなくなってしまう、もしくは化石化してしまうこともあるので気を付けてください。
費用がかかる
BIツールは、種類によって金額が異なりますが、導入に多少のコストがかかります。そのため、「自社にBIツールを導入することで、何をしたいのか」を明確にしておくようにしてください。BIツールが必要ないにも関わらず導入した場合、コストの浪費となってしまうでしょう。
BIツールを導入することで得られる利益がコストを下まわる可能性が考えられる場合は、社内できちんと話し合いをしてからBIツールの導入を考えるようにしましょう。
４．まとめ
BIツールを導入することで、正確なデータを簡単に導くことができます。それによって、自社がもつデータを分析し、利益の向上や、ビジネスの展開に役立てることができます。
BIツールを使いこなすには、導入時にきちんとした手順を踏むことが大前提です。
まず、BIツールの要件定義を行い、情報を社内で共有してください。
次に、各種設定を行います。
設定が完了したら確認作業を行い、目的にかなった使用ができるまで調整を繰り返しましょう。
BIツールは多少のコストがかかるものなので、導入後にスムーズに利用でき、その効果を最大限に利用できるよう、ポイントをおさえておくようにしてください。
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